How to be a leader in an online video conference?

Comme nous le savons tous si bien, la situation actuelle de crise sanitaire a poussé la plupart d’entre nous à faire du télétravail. Cela veut donc dire : réunions à distance, visioconférences… Le “Home office” est de plus en plus courant au sein des entreprises. En plus d’être utile en pleine épidémie Covid-19, cet outil est également très utile pour les réunions incluant des personnes qui n’habitent pas la même zone géographique ! Par exemple, vous pourrez faire votre réunion en un clic à Paris avec vos collègues de Lyon, Lille voire les États-Unis…  La web nous donne accès au monde sans frontières.  Les webinars aussi, sont devenus de plus en plus courants. Nous vous montrerons donc dans cet article, comment assumer votre rôle de leader en vidéo. 

Quels sont les outils intéressants pour une visioconférence en ligne ?

 

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Par chance, la technologie des visioconférences s’est développée bien avant la situation actuelle. Nous disposons donc déjà de plusieurs outils de communication web ! Que ce soit des appels de groupe, pour une réunion avec vos collègues ou vos employés ou bien une Web conférence, ouverte à tous en ligne et en live pour la plupart. Il existe des logiciels tels que Skype entreprises, Zoom et bien d’autres encore, le choix vous appartient !  

Vous n’aurez besoin que de très peu de choses : un ordinateur ou un téléphone, disposant d’une webcam et d’un micro ! Rien de plus simple car aujourd’hui tous les ordinateurs sont déjà équipés avec ces outils, maintenant indispensables. 

Comment organiser son webinar ou sa visioconférence en ligne ? 

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Mais vous ne pourrez pas simplement lancer votre conférence ou réunion sans aucune préparation préalable. Effectivement, il faut s’y préparer et soigneusement ! Pour une réunion spontanée entre collègues, il n’y a pas de problème. Ayez seulement sous les yeux les éléments que vous souhaitez évoquer. 

Par contre ! Pour un webinar ou une conférence, pour assumer votre rôle de leader, il faudra une bonne organisation. Préparez votre discours afin de ne pas bégayer pendant la visioconférence. Vous pouvez l’apprendre, ou bien simplement l’avoir sous les yeux. Mais ne le lisez pas comme un robot ! Vous vous devez d’être spontané, comme si vous étiez en présentiel.  

Pensez également à revoir votre temps de parole. Lors d’un webinar, plus particulièrement en live, les spectateurs peuvent interagir avec vous. En effet, souvent, il y’a un chat où ils peuvent commenter ou poser des questions auxquelles il serait judicieux de répondre afin de nourrir votre discours. Prenez le temps de prendre en compte les demandes des spectateurs : ce sont eux qui vont donner vie à votre conférence pour que ce soit comme s’ils y étaient.  

Il n’y a pas qu’une préparation verbale dans un webinar ou une visioconférence : eh non ! Vous devez avoir une équipe solide à vos côtés. Pour les moyens techniques, afin de ne pas avoir des problèmes pendant la conférence, préparez un technicien. Que ce soit pour des problèmes de retransmission ou si vous vouliez ajouter des petits éléments techniques à votre live. Vous aurez également besoin de modérateurs, pour votre chat. 

Il ne faut pas oublier que nous sommes sur Internet ! Si beaucoup de personnes assistent à votre live, celui-ci risque de défiler à une vitesse incroyable, ce qui rendra la lecture bien difficile. Pensez donc à engager un modérateur. Il sera là pour vous sauver ! 

Le savoir-être dans une réunion digitale 

Il ne faut absolument pas négliger le savoir-être dans une visioconférence que ce soit une réunion ou un webinar. Encore une fois, ne monopolisez pas le temps de parole si vous êtes avec d’autres personnes. Même si vous êtes seul, en live, interagissez avec vos spectateurs ou ils se sentiront ennuyés et peu investis. 

Soyez concentré dans ce que vous faites ! Si vous ne l’êtes pas vous-même en tant que leader, alors personne ne le sera. Les spectateurs et/ou vos collègues suivent votre état d’esprit ! Il faut alors avoir le contrôle de la conférence et y être à 100% dévoué. Ne faites pas quelque chose à côté comme regarder des messages qui n’a rien à voir ou bien checker vos réseaux sociaux. 

Les erreurs à ne pas commettre lors d’une visioconférence 

  • Se mettre dans un environnement distrayant et/ou bruyant. 

Vous n’allez quand même pas vous installer dans un parc pour enfants ou sur votre balcon qui donne sur la route pour commencer votre réunion. Choisissez un endroit calme et confortable sans aucune distraction possible. Donc pas dans votre jardin avec votre chien ou sur votre canapé devant la télé allumée.  

  • Ne pas couper son microphone lorsqu’il y’a nuisance dans la pièce 

Une des erreurs les plus courantes et aussi une des plus insupportables lors d’une réunion ou d’une visioconférence. Ne pas couper son micro lorsqu’il y’a une nuisance sonore chez vous ! Par exemple : vos voisins font des travaux juste au-dessus de votre appartement et vous avez donné la parole à quelqu’un d’autre. Coupez votre micro ! Ce petit bouton n’est pas là juste pour faire joli. Le bruit des travaux pourrait déconcentrer la personne qui a la parole mais aussi ceux qui écoutent. 

  • Ne pas vérifier sa connexion internet avant 

Si vous ne vérifiez pas votre connexion internet avant votre webinar ou votre visioconférence en ligne, vous risquez de vous retrouver dans l’embarras. A peine deux phrases de commencées et vous vous retrouvez déconnecté car vous n’avez pas testé votre connexion ! Il existe des sites internet exprès qui testent cette connexion internet pour vous. Ou alors, appelez un proche pour vérifier qu’il n’y ait aucun problème. Dans le cadre d’une visioconférence en live, lancez un live privé qu’un de vos proches pourrait voir afin de vérifier qu’il n’y ait aucun problème. 

Assurez-vous d’avoir aussi un bon set-up visuel. Ce n’est pas parce que vous êtes chez vous que vous devez être en pyjama. Habillez-vous professionnellement, faites attention à votre éclairage et au décor derrière vous. Vous ne voulez pas exposer votre vie personnelle avec un fond de désordre, vous perdez votre crédibilité et cela pourrait s’avérer distrayant pour vos spectateurs et vos collègues. 

Chez BStaff, agence de communication digitale active mondialement, nous pouvons vous faciliter vos démarches pour organiser votre webinar. Votre visioconférence en ligne sera modérée d’une main de maître. Contactez-nous dès maintenant si vous avez besoin de plus de renseignements sur notre offre modérateur webinar et l’équipe digital. Avec notre personnel expérimenté et qualifié, vous pourrez rester tranquille et assuré.

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