Como todos sabemos tão bem, a atual crise sanitária levou a maioria de nós a trabalhar em home office. Isto significa: reuniões à distância, videoconferências… O “Home Office” é cada vez mais comum nas empresas. Além de ser útil para se proteger no meio da pandemia do Covid-19, esta ferramenta também é muito útil para reuniões envolvendo pessoas que não vivem na mesma cidade. Por exemplo, você poderá fazer sua reunião em um clique em Lisboa com seus colegas de Curitiba, Rio ou mesmo dos Estados Unidos… A web nos dá acesso ao mundo sem fronteiras. Além disso, os webinars também se tornaram cada vez mais comuns. Neste artigo, iremos mostrar como assumir seu papel de líder em vídeo.
Quais são as ferramentas interessantes para a videoconferência on-line?
Felizmente, a tecnologia de videoconferência se desenvolveu muito antes da situação atual. Portanto, já temos várias ferramentas de comunicação via web à disposição! Seja uma chamada em grupo, para uma reunião com seus colegas ou funcionários, ou um webinar. Existem diversos softwares como Skype Business, Zoom e outros mais específicos, a escolha é sua!
Você vai precisar de poucas coisas: um computador ou um telefone dotados de um webcam e microfone! Nada poderia ser mais simples porque hoje todos os computadores já estão equipados com estas ferramentas, agora indispensáveis.
Como organizar seu webinar ou videoconferência online?
Você não pode simplesmente iniciar sua conferência ou reunião sem qualquer preparação. Antes de tudo, você tem que estar preparado e cuidadosamente! Para uma reunião do dia a dia entre colegas, não há problema. Basta ter à sua frente os elementos que você deseja discutir.
Por outro lado! Em um webinar ou uma videoconferência online, sobretudo se deseja assumir seu papel de liderança, você precisará de uma boa organização. Prepare seu discurso para que você não gagueje durante o webinar. Você pode aprendê-lo, ou simplesmente tê-lo à sua frente. Mas não o leia como um robô! Você tem que ser espontâneo, como se estivesse em uma sala de conferência normal.
Pense também em rever seu tempo de fala. Durante um webinar, especialmente um webinar ao vivo, o público pode interagir com você. É verdade que muitas vezes existe um chat onde eles podem comentar ou fazer perguntas. Aconselhamos respondeu-los a fim de alimentar seu discurso. Tome tempo para levar em conta os pedidos do público: são eles que darão vida à sua conferência para que seja como se eles estivessem lá.
Não há apenas preparação verbal em um webinar ou em uma videoconferência: não… Você precisa ter uma equipe forte ao seu lado. Para os aspectos técnicos, a fim de não ter problemas durante a conferência, pense em chamar um técnico. Seja para problemas de transmissão ou se você quiser acrescentar pequenos elementos técnicos à sua live. Você também precisará de moderadores para seu bate-papo.
Pode até parecer exagerado mas esqueça que estamos na Internet! Se você tiver muita gente assistindo seu webinar ou visioconferência online, pode ser que ele esteja sendo acessado por diversas pessoas, o que tornará muito difícil o carregamento do vídeo. Portanto, lembre-se de contratar um moderador. Ele estará lá para salvá-lo!
O know-how em uma reunião digital
É absolutamente essencial não negligenciar algumas regras básicas durante uma videoconferência, seja ela uma reunião ou um webinar. Mais uma vez, não monopolize o tempo de fala se você estiver com outras pessoas. Mesmo que você esteja sozinho, interaja ao vivo com seu público ou ele se sentirá entediado e pouco envolvido.
Esteja concentrado no que você está fazendo! Se você que organizou o webinar não for um líder, então ninguém mais será. O público e/ou seus colegas estão seguindo seu estado de espírito! Então você precisa estar no controle da conferência e estar 100% dedicado a ela. Não faça algo ao mesmo tempo, como ler mensagens do WhatsApp ou verificar suas redes sociais.
Erros a evitar durante uma videoconferência online
- Estar em um ambiente que te distrai e/ou com barulho.
Você não vai se sentar em um parque infantil ou em sua varanda próximo a uma estrada para iniciar sua reunião. Escolha um lugar calmo, confortável e sem distrações. Portanto, este lugar não é o seu jardim com seu cachorro ou em seu sofá em frente à TV ligada.
- Não cortar o microfone quando houver um problema na sala.
Um dos erros mais comuns e também um dos mais incômodos durante um webinar ou videoconferência. Não desligar seu microfone quando houver um barulho em sua casa! Por exemplo: seus vizinhos estão fazendo uma reforma logo acima de seu apartamento e você deu o piso para outra pessoa. Desligue seu microfone! O ruído do trabalho poderia distrair não apenas a pessoa que fala, mas também os ouvintes.
- Não verificar sua conexão de internet antes de
Se você não verificar sua conexão à Internet antes de seu webinar ou videoconferência online, você pode se acabar em apuros. Apenas duas frases em seu webinar ou videoconferência e você se encontra desconectado porque ainda não testou sua conexão! No caso de uma videoconferência online, inicie uma videoconferência privada que alguém próximo a você poderia ver para verificar se não há problemas.
Certifique-se também de que você tenha uma boa configuração visual. Só porque você está em casa não significa que você tem que estar de pijama. Vista-se profissionalmente, preste atenção à sua iluminação e à decoração por trás de você. Você não quer expor sua vida pessoal, mostrando um ambiente desorganizado. Você perde credibilidade além disso poder ser uma distração para seu público e colegas.
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