3 solutions technologiques qui facilitent le travail du staff lors de vos événements

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Lorsque vous engagez du personnel pour vos événements, c’est avant tout pour représenter l’image de votre entreprise. Vous ne voulez pas que votre staff événementiel— hôtesses, barmen, agents… — passe la majeure partie de son temps à effectuer des tâches “techniques”. En le dotant d’outils performants, vous l’aidez à se focaliser sur des tâches plus importantes à savoir être disponible et au service de votre public.

Voici donc une liste non exhaustive de solutions technologiques qui feront gagner du temps à votre staff événementiel.

Les billetteries et sites d’inscription en ligne pour vos événements

Inciter vos participants à acheter des billets ou à s’inscrire en ligne procure de nombreux avantages, bien trop longs à détailler. Parmi eux, certains bénéficient à votre staff. En effet, les billetteries et sites d’inscription en ligne remplacent en partie ou totalement les guichets sur place. Ainsi, votre staff peut être mobilisé sur d’autres tâches lors de vos événements.

Surtout, la billetterie ou inscription en ligne vous permet d’émettre des e-billets et de disposer ainsi de toutes les données nécessaires pour contrôler les participants de votre événement, et ce de plusieurs manières différentes. Nous les présentons dans la partie suivante.

Les outils de contrôle des entrées sur place

Si vous avez choisi de mettre en place un module de billetterie ou inscription en ligne, différentes options se présentent à vous pour réaliser le contrôle des entrées sur place. Elles présentent toutes des intérêts plus ou moins importants selon la configuration de votre événement. Voici les quatre méthodes principales et leurs avantages pour votre staff :

  • Le contrôle sur liste papier

    • Les meilleurs outils de billetterie vous proposent d’imprimer la liste des participants dans un tableau intuitif avec 6 colonnes : n° de ticket, code-barre, nom du participant, prénom du participant, tarif, case à cocher. Le travail du staff en charge des entrées est facilité car il ou elle peut repérer facilement les participants dans la liste et contrôler d’un coup d’oeil la validité du billet en cas de souci.
  • Le compostage depuis un ordinateur ou une tablette

    • Certains outils de billetterie en ligne possèdent une fonctionnalité permettant d’accéder en ligne à la liste des participants et de cocher une case lorsque l’un d’entre eux se présente auprès de votre staff. La fonctionnalité de recherche par nom ou par code-barre facilite le travail de l’agent de sécurité ou hôtesse d’accueil et lui fait gagner de précieuses secondes — qui font des minutes.
  • Le scan des billets avec téléphone

    • Utiliser une application mobile dédiée au scan des billets offre à vos agents d’accueil toutes les fonctionnalités citées plus haut. Elle permet aussi de scanner les code-barres des billets ou e-billets et de savoir s’ils sont valides en un temps record. A peine le billet scanné, une couleur s’affiche à l’écran. Vert : billet valide, la personne peut entrer. Rouge : billet non valide, le participant ne peut pas entrer. Orange : billet déjà scanné. Quel gain de temps !
  • Le scan des billets avec terminaux professionnels 

    • Disposant des mêmes fonctionnalités que les trois outils cités précédemment, les terminaux professionnels peuvent scanner une grande quantité de billets en très peu de temps. C’est ce qu’utilisent les événements B2B ou les festivals par exemple. Lorsque plusieurs centaines, voire milliers de personnes arrivent en quelques heures aux portes de votre événement, c’est la solution indispensable pour que votre staff ne se retrouve pas débordé aux entrées. Le scan des billets avec terminaux professionnels offre à votre personnel la fiabilité dont il a besoin.

Ces quatre solutions sont faciles à prendre en main. Elles ne nécessitent pas plus de quelques minutes de formation pour votre staff avant le début de vos événements. Elles ont fait leurs preuves dans de nombreux événements de toutes tailles et de tous secteurs. C’est la garantie d’un événement aux entrées fluides et sans fraude.

Les cartes ou bracelets cashless pour vos événements

“Moins de stress, et plus de ventes”. Voici la promesse du cashless. En effet, cette technologie désormais présente dans la quasi totalité des festivals a fait ses preuves depuis plusieurs années. Elle consiste à distribuer aux participants des cartes ou bracelets équipés d’une puce NFC. Cela leur permettra de régler des achats en plaquant la puce contre un appareil d’encaissement.

La solution est facile à prendre en main par votre staff. Effectivement, les appareils d’encaissement sont des smartphones performants dans lesquels une application dédiée au cashless est installée. Partout en France, les bénévoles des festivals et les hôtesses ou serveurs d’événements B2B qui ont recours au cashless sont parfois peu technophiles mais ils s’approprient facilement le matériel. Grâce à ça, ils n’ont plus besoin de compter l’argent donné par les participants pour régler une consommation. Calculer la différence pour rendre la monnaie n’est plus obligatoire. Un gain de temps et une réduction d’erreurs exceptionnels !

Comment configurer ce matériel pour vos événements ?

Généralement, le staff, que ce soit les serveurs ou barmen sont formés en quelques minutes. Le fonctionnement est simple : le participant demande ce qu’il souhaite acheter: la personne du staff clique sur le visuel de l’article demandé (le prix s’affiche en euros). En plaquant l’appareil sur la carte ou le bracelet du participant, le paiement est effectué instantanément. Le montant restant sur la puce s’affiche à l’écran. Cela accélère drastiquement le processus d’achat sur place et votre staff peut vendre plus en moins de temps. Et surtout, il n’a plus l’épée de Damoclès qui plane au dessus de lui en attendant le comptage du fond de caisse à la fin de journée.

Si ces trois solutions vous intéressent, quelques recherches en ligne et une comparaison des offres vous permettront de trouver celles qui s’adaptent le mieux à votre événement. Weezevent propose d’ailleurs des solutions 360°. Billetterie en ligne, contrôle d’accès, cashless et CRM pour faciliter l’organisation de votre événement.